Si parla di gestione scadenze pagamenti indicando una serie di tecniche organizzate e coordinate, al fine di mantenere in regola l’azienda con tutte le spese e gli oneri fiscali.
Dimenticare un pagamento infatti, può comportare una serie di problemi finanziari che rischiano di danneggiare la tua reputazione commerciale.
Non soltanto i problemi legali e amministrativi che si possono avere con il fisco, ma anche ritardati pagamenti nei confronti di fornitori e dipendenti. Per quest’ultimo problema, ti rimando all’articolo sulle note spese, per una corretta gestione delle tue risorse umane.
Per evitare questi ed altri inconvenienti, l’utilizzo di un “software gestione pagamenti” è fondamentale per evitare spiacevoli perdite finanziarie.
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è uno strumento straordinariamente utile per la gestione scadenze pagamenti.
In questo articolo ti spiegherò come impostare uno scadenzario efficace mediante un sistema ERP, contribuendo al miglioramento della gestione scadenze all’interno della tua azienda.
Che cos’è uno scadenzario pagamenti
Prima di addentrarci alla ricerca di un programma per gestione scadenze pagamenti, è opportuno rispondere alle tante domande che ogni imprenditore si pone.
Le più comuni sono:
- come non dimenticare le scadenze?
- Come ricordare tutte le scadenze?
- Che cos’è uno scadenzario?
- Come funziona uno scadenzario?
La risposta la troviamo nello scadenzario, l’ausilio per eccellenza per la gestione scadenze pagamenti.
Questo strumento è nato per ricordarci quali sono i nostri incassi e le scadenze in uscita.
Gestione pagamenti e scadenzario: quale tecnologia utilizzare?
Una volta compreso lo strumento idoneo per la corretta gestione scadenze pagamenti, rimane il dilemma dei software idonei alla tipologia aziendale.
Tra le tante domande che vengono poste, le più comuni riguardano:
- come creare uno scadenzario su pc;
- come creare uno scadenzario su excel;
- come creare uno scadenzario con Google Calendar;
- come creare uno scadenzario con Outlook.
Quando si gestisce un’attività economica, è importante non utilizzare strumenti superati o non idonei alla propria attività commerciale.
L’importanza di un software gestione pagamenti clienti studiato ad hoc, ci evita di far perdere tempo con soluzioni fai da te, che spesso sono più adatte ad un ambito amatoriale che professionale.
Sei sei un’azienda e ti stai digitalizzando, dovrai adottare delle soluzioni B2B che siano smart ed efficaci.
Software gestione pagamenti: i 5 vantaggi di un sistema ERP per stilare lo scadenzario
I vantaggi di un programma per gestione scadenze pagamenti li ritroviamo in un sistema ERP.
Delle potenzialità di questo software ne abbiamo già parlato in altri articoli, nella fattispecie in quello dell’ERP in cloud.
1.Processi automatizzati
Un sistema ERP può automatizzare molti aspetti della gestione scadenze pagamenti.
Ad esempio, puoi impostare regole per i pagamenti ricorrenti in modo che
vengano effettuati automaticamente alla data di scadenza. Questo elimina il rischio di
dimenticare di pagare un fornitore.
2.Informazione centralizzate
Con un ERP, tutte le informazioni relative alla gestione scadenze pagamenti sono centralizzate
in un unico sistema. Questo significa che non devi cercare in diversi luoghi per trovare le
informazioni necessarie. Tutto è facilmente accessibile e organizzato.
3.Real time del monitoraggio
Un grande vantaggio di un software gestione pagamenti come ERP è il monitoraggio in tempo reale delle transazioni finanziarie.
Puoi vedere immediatamente lo stato dei tuoi pagamenti e delle scadenze,
permettendoti di prendere decisioni rapide e informate.
4.Reporting avanzato
Un buon sistema ERP offre ottimi strumenti di reporting avanzati, i quali ti consentono di generare
report dettagliati sui tuoi pagamenti e sulle gestione scadenze. Questi report possono essere utili
per l’analisi finanziaria, la pianificazione e per la gestione scadenze pagamenti.
5.Scalabilità
Gli ERP sono altamente scalabili, il che significa che possono adattarsi alle dimensioni
della tua azienda e alla sua crescita. Se sei un’impresa in crescita, puoi
continuare la gestione scadenze pagamenti, utilizzando lo stesso sistema ERP.
Software gestione pagamenti: impostare uno scadenzario efficace con un sistema ERP
La gestione scadenze pagamenti sarà molto più veloce impostando uno scadenzario con un sistema ERP. Dopo aver parlato dei vantaggi di questo sistema, vedremo ora come impostare correttamente lo scadenzario.
Identifica le scadenze chiave
Il primo passo da affrontare per una gestione scadenze pagamenti efficace è identificare tutte le scadenze chiave per la tua azienda.
Queste potrebbero includere pagamenti a fornitori, tasse, stipendi dei dipendenti e altro ancora.
Assicurati di elencare tutte le scadenze importanti.
Configura le regole di pagamento
Per la gestione scadenze pagamenti, le condizioni di pagamento svolgono un ruolo
cruciale nell’assicurare che le transazioni siano gestite in modo efficiente e conforme agli
accordi stabiliti tra le parti coinvolte.
Determinano quando e come un pagamento dovrebbe essere effettuato.
Vediamo le differenze tra metodi e condizioni di pagamento e come vengono utilizzati per calcolare automaticamente le scadenze dei pagamenti.
Che cos’è una condizione di pagamento
Una condizione di pagamento è un insieme di regole e termini che stabiliscono come un
pagamento dovrebbe essere effettuato, al fine di una corretta gestione scadenze pagamenti.
Queste condizioni variano in base a vari fattori tra cui il settore, il tipo di prodotto o servizio e gli accordi contrattuali tra le parti.
Le condizioni di pagamento possono includere elementi come la data di scadenza, il termine di pagamento, gli sconti applicabili e le modalità di pagamento accettate.
Tipologie di metodo di pagamento
Il metodo di pagamento è il mezzo attraverso il quale, viene effettuato il pagamento vero e proprio.
La gestione scadenze pagamenti può avvenire quindi con i seguenti termini:
- contanti (pagamento fisico);
- assegno (pagamento scritto);
- bonifico bancario (trasferimento da un conto corrente all’altro);
- carta di credito;
- Paypal o servizi di pagamenti online;
- pagamento rateizzato.
Differenze principali tra metodi e condizioni di pagamento
Quando ci occupiamo della gestione scadenze pagamenti occorre fare un distinguo tra metodi e condizioni degli stessi.
Il metodo di pagamento si riferisce al mezzo fisico o virtuale per effettuare il pagamento.
Le condizioni di pagamento invece si riferiscono a quando e come il pagamento deve essere effettuato. Vengono quindi definiti gli sconti applicati, le scadenze e le modalità di pagamento.
Impostare la gestione scadenze pagamenti con un software ERP
Con un Software gestione pagamenti ERP puoi configurare le regole del tuo scadenzario. Ad esempio è possibile specificare per ciascun fornitore, il metodo di pagamento da utilizzare alla relativa scadenza.
Nel contesto aziendale, l’uso combinato di metodi e condizioni di pagamento è
fondamentale per il calcolo automatico della gestione scadenze dei pagamenti.
Un sistema ERP(Enterprise Resource Planning) o un software di gestione finanziaria può essere
configurato per applicare automaticamente le condizioni di pagamento a ogni transazione.
Supponiamo che un’azienda abbia concordato una condizione di pagamento con un
cliente che prevede un pagamento netto entro trenta giorni dalla data della fattura.
In questo caso, il metodo di pagamento può essere una carta di credito.
Quando l’azienda emette una fattura, il sistema calcolerà automaticamente la data di scadenza come trenta giorni dalla data di emissione della fattura e consiglierà al cliente di effettuare il pagamento tramite
carta di credito.
Impostare avvisi e promemoria
Un buon software gestione pagamenti ERP ti consente di impostare avvisi e promemoria per le scadenze.
Puoi ricevere notifiche via email o all’interno del sistema stesso in modo da non dimenticare mai
un pagamento importante.
Monitoraggio costante della gestione scadenze pagamenti
Una volta che hai configurato il tuo sistema ERP, è importante monitorare costantemente
le scadenze e i pagamenti. Verifica regolarmente lo stato delle transazioni per assicurarti
che tutto stia procedendo come previsto.
Gestione scadenze pagamenti: come adattare lo scadenzario
Le esigenze della tua azienda possono cambiare nel tempo, quindi assicurati di adattare il
tuo scadenzario e le regole di pagamento di conseguenza. Un buon software gestione pagamenti come il sistema ERP è flessibile, permettendoti di apportare modifiche in base alle tue esigenze.
Conclusioni
La gestione scadenze pagamenti è un aspetto critico del management finanziario
di qualsiasi azienda.
Utilizzare un sistema ERP per impostare uno scadenzario efficace
può semplificare notevolmente questo processo.
Sarà molto intuitivo automatizzare i pagamenti, centralizzare le informazioni e monitorare in tempo reale le transazioni finanziarie.
Se non hai ancora considerato l’implementazione di un sistema ERP nella tua azienda,
potrebbe essere il momento di farlo.
SCEGLI IL SISTEMA ERP PIU ADATTO A TE CON MDMTECNODOCS!
