La gestione delle note spese aziendali comporta un impegno oneroso per le aziende che non sanno semplificarlo al meglio.
Questa tipologia di documenti, chiamate comunemente note spese, ti faranno perdere molto tempo prezioso se non li amministrerai con intelligenza e precisione.
Può essere molto frustrante, dover conservare degli scontrini, effettuando correzioni contabili a mano, con la conseguenza di avere dei ritardi nell’esplicare queste pratiche.
Ma gli aspetti negativi si estendono anche ai dipendenti, i quali rischiano sanzioni, o mancati rimborsi in caso di gestione errata di una nota spesa.
Il ritardo di queste spese anticipate, può portare una mancanza di liquidità, quindi insoddisfazione, stress e frustrazione all’interno dell’azienda.
Un’amministrazione più smart delle note spese dipendenti ti eviterà molti problemi e rallentamenti.
Inoltre, l’importanza di avere dei report chiari per quanto riguarda il proprio budget, fa parte di quegli accorgimenti tecnici, tipici del controllo di gestione.
In questo articolo ti indicherò una strada precisa per fare chiarezza sull’argomento.
Adotterai delle strategie semplici ma nello stesso tempo intelligenti, che riguardano un problema molto comune e sentito da imprenditori e dipendenti.
Note spese: cosa sono e considerazioni
Ma cosa si intende per nota spese?
Le note spese, sono richieste di rimborso effettuate da dipendenti e collaboratori, alle quali l’azienda, deve pagare le spese da loro sostenute.
Se è vero che molti dipendenti non sanno cosa significa nota spese, per chi gestisce un’attività imprenditoriale è fondamentale conoscerle.
Che cosa sono le note spese è stato accennato all’inizio dell’articolo. Possiamo aggiungere infatti, che questi documenti coinvolgono vari soggetti e vari categorie di professioni.
Lo scopo è quello di registrare tali costi, al fine da poterle far rimborsare allegando una documentazione congrua.
Non ci soffermeremo troppo sulle specifiche professionali, infatti le “note spese venditore” saranno indubbiamente diverse dalle “note spese amministratore“.
I soggetti attivi di questi documenti, sono i collaboratori interni o esterni all’azienda. Anche loro adotteranno una particolare rendicontazione chiamata “nota spese collaboratori“.
Ormai vi sono moltissimi programmi gestionali per le PMI, che possono aiutarti a gestire in maniera veloce e professionale questo problema. Senza gli adeguati strumenti infatti, l’intero meccanismo può apparire ostico, portandoti anche ad incappare in grave errori!
L’importanza di rendicontare correttamente e velocemente la “nota spese dipendenti e collaboratori” ti eviterà perdite di tempo, denaro. Inoltre, aggirerai la possibilità non remota, di inasprire i rapporti con le tue risorse umane.
Gestione trasferte e note spese: i casi più comuni
Se ti stai chiedendo quali sono i casi più frequenti, al fine di comprende quando fare una nota spese, è fondamentale parlare di gestione spese trasferta.
Si tratta delle tue risorse umane, le quali hanno effettuato ad esempio un viaggio per conto dell’azienda, sostenendo ed anticipando dei costi.
Esiste sicuramente una correlazione tra trasferte e note spese: infatti, è uno dei principali ambiti, in cui entrano in gioco gli esborsi affrontati da dipendenti e collaboratori.
Nel caso specifico potremo chiamarle nota spesa di trasferta o semplicemente nota spese trasferte.
Può trattarsi di una “nota spesa trasferta” per l’esborso di un pernottamento in un hotel fuori città, che prevede la permanenza per più giorni fuori dalla sede aziendale.
Oppure potrebbe essere il caso di chi deve assentarsi solo una giornata, ma chiede il rimborso dei pasti.
Altro esempio sono i costi sostenuti per un viaggio aziendale sui mezzi pubblici, o l’esborso per il carburante (nota spese carburante dipendenti.)
Dematerializzazione note spese
Ora cercheremo di capire come si scrive una nota spese in modo smart.
Il datore di lavoro fornisce un documento al proprio collaboratore/dipendente che può essere cartaceo o digitale.
Nel primo caso, viene effettuata con un fac-simile cartaceo come la nota spese modello word, ma più frequentemente una nota spese excel.
Tuttavia, il mondo del business è sempre più improntato verso la trasformazione digitale, lo abbiamo visto ad esempio, tramite l’utilizzo della firma digitale contratti nella pubblica amministrazione e nel settore privato.
Parleremo più avanti dei vantaggi di avere delle note spese digitalizzate, per gestire in modo veloce e smart il processo di rimborso dei costi sostenuti.
Note spese fac simile: come compilarlo
Prima di capire cosa si può inserire nella nota spese, e prima ancora di aver scelto il formato (cartaceo o digitale) occorre fare una premessa.
Ci sono dei dati che sono obbligatori, ed altri dati che sono facoltativi, partiamo da quelli più importanti.
Dati anagrafici del dipendente/collaboratore
La nota spese per dipendenti e collaboratori richiede obbligatoriamente i dati anagrafici:
- nome e cognome;
- luogo e data di nascita;
- comune di nascita e provincia (o comune dello stato estero);
- codice fiscale;
- indirizzo di residenza.
Dati aziendali
Nella gestione note spese aziendali, devi riportare la ragione sociale e l’indirizzo dell’azienda che dovrà effettuare il rimborso.
Date
Nei costi anticipati e sostenuti, si riporterà la data della trasferta e la data di quando sono state redatte le note spese.
Voci e importi
Indubbiamente, questa è la parte più importante di come gestire le note spese, le quali devono essere appositamente documentate (esempio con scontrini e ricevute).
Qui, vanno inserite le voci di spesa (ad esempio vitto, alloggio, km percorsi etc.) con i relativi importi.
Alla fine, va inserito anche l’importo totale.
Note spese digitali: le app per la gestione delle note spese
Parliamo di note spese digitali, quando quest’ultime vengono erogate tramite dei software o app.
Come accennato in precedenza, vi sono dei vantaggi nella digitalizzazione di questi documenti.
Questo è uno dei tanti processi che utilizzano molti imprenditori quando sviluppano soluzioni B2B.
Il vantaggio di un software note spese è quello di semplificare la vita ai dipendenti per la compilazione dei documenti.
D’altro canto anche gli amministratori avranno maggiori possibilità di verificare potenziali errori, e di porvi rimedio con maggiore attenzione e velocità.
Il vantaggio di un’app note spese, è quello di avere maggior velocità nel caricare online i documenti. Tutte le operazioni sono tracciate ed archiviate, in modo da essere sempre facilmente reperibili.
Considerazioni finali: come la digitalizzazione delle note spese aumenta l’efficienza della tua azienda
Il passaggio alla gestione delle note spese online, è la scelta più saggia che puoi fare per l’amministrazione dell’azienda.
Se sei stanco di scartoffie, perdite di tempo nella ricerca di documenti e diverbi con i tuoi dipendenti, è arrivato il momento di conoscere, come digitalizzare il tuo sistema efficacemente.
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