L’importanza dei report aziendali nel controllo di gestione
È da tanto tempo che si sente parlare di quanto possa essere importante la Business Intelligence al fine di monitorare la propria attività, raccogliendo i dati in modo professionale così da organizzarli e analizzarli al meglio, con lo scopo di prendere decisioni “informate” per apportare miglioramenti al business.
Il timore che si ha nel leggere i numeri della propria azienda può diventare la discriminante tra il successo e il fallimento della propria realtà.
Quindi, diventa sempre più importante, anche per le piccole imprese, iniziare a raccogliere, analizzare e studiare i numeri e le statistiche generate dall’azienda.
Si, la teoria dice proprio così… ma in pratica come si fa? Da dove si inizia?
Come creare un report aziendale
Si potrebbe partire con il mettere in piedi dei report aziendali, analizzandoli, per poter studiare il passato per ottimizzare il presente e creare le basi per il futuro.
Esistono report aziendali per ogni aspetto, quindi prendiamo come esempio le principali aree settoriali e di conseguenza i relativi rapporti che si potrebbero generare:
- 1. Processo di vendita (statistiche contatti, clienti, contratti)
- 2. Magazzino (scorte, valorizzazione, rotazione, ecc.);
- 3. Produzione (tempi di lavorazione, materiali utilizzati ecc.);
- 4. Comunicazione (canali digitali o offline, campagne marketing e ROI -Return On Investment per ogni attività);
- 5. Analisi di Bilancio e scostamenti, budget.
Funzioni principali dei report aziendali nel controllo di gestione
I report aziendali sono strumenti di controllo di gestione che hanno l’obiettivo principale di fornire all’imprenditore o al manager, una panoramica dell’andamento dell’azienda; quindi, mette a disposizione del personale interno, informazioni rilevanti sullo stato di salute dell’impresa.
In poche parole, mettono l’imprenditore nella posizione di:
- Prendere decisioni in modo veloce e nel momento più opportuno, grazie ai dati aggiornati in tempo reale e così più in linea con la situazione del mercato attuale
- Accorgersi più facilmente delle performance dei reparti aziendali, monitorando sia quelli più produttivi che quelli meno, o addirittura quelli che per l’azienda sono diventati solo un costo.
I report aziendali possono essere la risposta a:
“Sto effettivamente guadagnando con la mia azienda?” quante volte ve lo siete chiesti nella vita…?
Come raccogliere dati per un costruire un rapporto
Innanzitutto, come se fosse una relazione, bisogna capire cosa si vuole comunicare con il report da costruire perché la reportistica ha lo scopo principale di presentare gli obiettivi raggiunti alla fine di un lavoro, dando così valore allo stesso.
Il punto di partenza di ogni report è la modalità e l’infrastruttura con cui l’azienda raccoglie i dati per ogni operazione eseguita al suo interno, questo comporta la raccolta di un enorme mole di dati che deve essere per forza organizzata e semplificata per “capirci qualcosa”.
Quindi, per prima cosa, utilizzare uno strumento capace di includere tutti i dati di un’azienda, un sistema ERP (Enterprise Resources Planning), se vuoi approfondire l’argomento leggi il seguente articolo – Microsoft Dynamics 365: l’ERP in cloud per le PMI.
Con questo strumento, sarà possibile avere una raccolta dati completa della propria azienda, grazie alla tracciabilità di ogni singola attività all’interno della realtà aziendale… ma come fare per organizzare e strutturare la grande quantità di dati raccolti con il sistema gestionale?
Ad oggi, la maggior parte delle imprese, soprattutto le cosiddette PMI (Piccole e Medie Imprese) si affidano ancora “troppo” a strumenti inadeguati per la gestione, un esempio su tutti: Excel.
Si sa che Excel è un ottimo strumento per risolvere diversi problemi come, ad esempio, tabelle di calcolo anche complesse, oppure per generare statistiche, ma non è l’unico strumento che abbiamo a disposizione.
I principali problemi che hanno i report la cui base dati è uno strumento come “Excel” sono:
- – Report costruiti su dati ormai obsoleti
- – Report che non rispecchiano la situazione attuale dell’azienda o del mercato
- – Difficoltà di condivisione a livello aziendale e di conseguenza collaborazione limitata
Ad oggi, con il fenomeno del Data Analytics sempre più rilevante nel mondo delle imprese, bisogna aggiornarsi e utilizzare dei tool con funzionalità avanzate, capaci di gestire grandi quantità di dati (anche presi da diverse fonti) in tempo reale e garantire dashboard semplici da capire, e soprattutto da progettare.
Bisognerebbe evitare di perdere ore e ore con strumenti come Excel per costruire report aziendali che abbiano un senso e che siano affidabili e il più chiari possibili al manager o all’imprenditore, perché è proprio su quelli che l’azienda compie le proprie scelte.
Quale strumento utilizzare per facilitare la creazione e lo studio di report aziendali?
Tra gli strumenti di business intelligence, accessibili alle imprese di qualsiasi dimensione troviamo certamente Power BI, che è lo strumento di Microsoft che collega i dati della tua azienda e permette di prendere decisioni migliori, se vuoi approfondire guarda questo articolo – Software di Business Intelligence per l’analisi dei dati aziendali.
Innanzitutto, i dataset dei report costruiti con questo strumento sono aggiornati in tempo reale, così da non avere più il problema di avere rapporti basati su dati ormai obsoleti, che non rispecchiano la situazione attuale.
Inoltre, non solo facilita l’approccio all’analisi dei dati, ma essendo un tool altamente collaborativo, permette la condivisione dei report costruiti in modo più semplice all’interno dell’azienda.
Si possono collegare qualsiasi tipo di set di dati, che sia un database di un sistema gestionale, un database di un sito specifico, oppure un servizio pubblicato sul web.
