Microsoft Dynamics 365: l’ERP in cloud per le PMI

ERP in Cloud per le PMI

Che cos’è e a cosa serve Microsoft Dynamics 365?

 

Microsoft Dynamics 365 è considerata la “famiglia” di prodotti Microsoft, utili per gestire il business, che aiuta a migliorare e a far crescere soprattutto le piccole medie imprese, rendendole sempre più professionali, riducendo così, il divario che esiste tra loro e le imprese di grandi dimensioni.

Quindi in poche parole, con Dynamics 365, avrai un unico portafoglio di applicazioni aziendali intelligenti che consente di offrire eccellenza operativa e creare esperienze cliente più coinvolgenti.

 

Come Microsoft Dynamics 365 intende aiutare le imprese?

Dynamics 365 supporta le imprese, offrendo loro, soluzioni tecnologiche all’avanguardia in qualsiasi aspetto aziendale, dal reparto vendite al reparto finanziario, passando dal marketing, il service e supply chain.

Queste soluzioni hanno l’obiettivo finale di rendere il più possibile interconnesso il mondo che c’è dietro alle aziende, facendole lavorare in modo sempre più produttivo ed efficiente.

Hanno il potere di offrire ai propri clienti strumenti facili da usare, che a loro volta, possono fornire dati/statistiche importanti su cui basare successivamente le decisioni di business, migliorando i processi interni aziendali e connettendo in maniera più integrata la varietà di dati presenti in azienda.

Per farla semplice, aiutano a dare un senso ai dati che pensiamo sempre che siano importanti, ma che non sappiamo mai come gestirli per ottenere i vantaggi che portano.

 

CRM ed ERP per le aziende 

 

Innanzitutto, prima di iniziare a parlare di questi due strumenti, bisogna capire cosa sono e perché sono importanti all’interno di una struttura aziendale.

 

Che cos’è e a cosa serve un CRM?

CRM, acronimo di Customer Relationship Management, è uno strumento per gestire la parte marketing e vendite di un’azienda. Esso consente alle organizzazioni di vendita di intraprendere azioni informate e costruire relazioni migliori con i clienti, fornendo un profilo completo per ogni buyer, così da poter personalizzare la comunicazione e coinvolgerlo in maniera attiva nel suo percorso di acquisto.

Sfruttando al meglio le logiche dell’Inbound Marketing, ossia saper proporre ad un preciso target contenuti di suo interesse, nel giusto momento e posto, al fine di attrarlo e, attraverso un processo di più fasi, convertirlo in cliente.

Questa automazione elimina molte attività che richiedono tempo, consentendo ai team di vendita di concentrarsi su altre attività. I CRM più sviluppati, riescono a dare agli utenti, la possibilità di sfruttare le tecnologie basate sui dati per comprendere meglio le esigenze dei clienti e dei prospect.

 

Che cos’è e a cosa serve un ERP?

ERP, acronimo di Enterprise Resources Planning, è lo strumento per l’integrazione tra le persone, tecnologie e processi operativi di un’azienda.

Esso, mette in relazione tra loro più processi aziendali, in modo tale che possano scambiarsi dati, e garantire l’unicità del dato, eliminando i dati duplicati provenienti da diverse fonti dell’organizzazione.

L’unicità del dato è la caratteristica fondamentale dei dati per poter svolgere l’attività di business in modo professionale ed efficiente.

I sistemi ERP, solitamente si basano su database comuni, così che le informazioni utilizzate dall’azienda siano normalizzate e basate su definizioni condivise. Questi pillar su cui ci si basa, vengono interconnessi con i processi aziendali alimentati con i flussi di lavoro tra i vari reparti.

Tutte le persone che lavorano all’interno dell’azienda, dall’amministratore delegato, al personale amministrativo, danno per veritiere tutte le informazioni prese dal sistema informativo, che sono uguali per tutti, su cui poi verranno svolte analisi e attività operative.

Oltre alla parte finanziaria, che è il cuore dello strumento, è possibile gestire anche la parte di gestione dei progetti (commesse), gestione delle operations, gestione della catena del valore, processo di vendita, inoltre offre report accurati di analisi dell’attività di business dell’azienda.

In poche parole, è lo strumento su cui gravitano tutti i processi e i dati di un’attività commerciale, quindi di cruciale importanza definire i processi aziendali e implementare uno strumento capace non solo di gestire la situazione attuale, ma anche di gestire situazioni di crescita; quindi, deve essere scalabile in base agli obiettivi/risultati aziendali.

La flessibilità nella gestione è un punto di forza non indifferente, che permette alle società che registrano una forte crescita in un periodo di tempo limitato, di non cambiare il suo sistema informativo, ma soltanto alcuni processi aziendali dovranno essere resi più agili.

 

Microsoft Dynamics come ERP

 

All’interno della famiglia di prodotti di Dynamics 365, esiste anche il sistema ERP, che si chiama Dynamics 365 Business Central, adatto alla gestione delle PMI.

‘Soluzione All-In-One per la gestione delle PMI, database comuni, disposizione di dati in tempo reale, basato sul cloud, supporta domini multipli, funzionalità integrate e modulari, job roles e autorizzazioni’

Come gran parte dei sistemi ERP aziendali, esso può essere usato in cloud o in locale (On Premise).

 

Ø  Modello di distribuzione “In Cloud”

 

a.     Business Central SaaS – Software As A Service (o in cloud)

Il cloud è uno spazio virtuale, esterno all’azienda, alloggiato in server di data center, che assolve la necessità di archiviazione di dati e informazioni oppure funziona come una sorta di “serbatoio”, raggiungibile attraverso una semplice connessione Internet, per fruire di servizi.

Dunque, un ERP in cloud è considerato un software a noleggio. La società che lo utilizza per il proprio business, non acquista il programma, ma a cadenza annuale o mensile, paga una quota per usufruire dei servizi e avere accesso agli strumenti tipici del software, anche per semplificare l’operatività dell’utente.

Il cloud permette di beneficiare di un servizio in maniera graduale, inoltre, nella quota versata periodicamente per il servizio è compreso l’aggiornamento della licenza alle nuove versioni del software come pure gli aggiornamenti fiscali.

L’implementazione di un software ERP in cloud richiede meno tempo, e la sicurezza dei dati e delle informazioni viene garantita dalla casa di produzione che offre il servizio.

Tra i maggiori vantaggi che si possono avere con questo modello, troviamo:

La possibilità di usufruire dei continui aggiornamenti di prodotto (tecnici e fiscali) che vengono rilasciati periodicamente.

 

Ø  Modello di distribuzione “On Premise” mette a disposizione due versioni

  •  

a.     On premise normale (on premise perpetual) – licenza di proprietà

Accesso illimitato al software per il cliente, compra gli utenti, gli oggetti e ogni anno, paga l’Enhancement plan che equivale al 16% del valore della licenza acquistata.

Con un Enhancement plan attivo, il cliente è in grado di aggiungere utenti /oggetti e può ottenere gli aggiornamenti. Senza di questo, il cliente non può aggiungere nessuna funzionalità alla licenza.

Questa licenza dà al cliente che acquista, il diritto all’utilizzo del prodotto a tempo indeterminato (Permanent usage rights)

 

b.     On premise in abbonamento (on premise subscription) – licenza di accesso

il cliente non è licenziato per un utilizzo permanente del software. Questo vuol dire che il cliente può usare il software secondo i termini di contratto di sottoscrizione dietro ad un pagamento di un canone periodico.

Ogni mese, il cliente paga una fee che corrisponde al 100% del valore dell’abbonamento. La licenza può essere cancellata ogni mese, al momento del pagamento. 

Questo modello riduce i costi iniziali e aumenta la flessibilità con cui i clienti possono gestire la soluzione dal punto di vista economico-finanziario.

Puoi usare questa licenza se il tuo software è gestito e ospitato su server del tuo partner Microsoft (ma non su Azure). Oppure metti la soluzione su dei server locali e il partner ti fornisce un servizio quotidiano mantenendo il controllo sulla soluzione.  

 

L’ERP di Microsoft consente alle società di:

·  Operare dal cloud. 

·  Avere accesso ai dati più aggiornati e accurati per prendere le decisioni più informate possibili. 

· Rendere i dati immediatamente disponibili in qualsiasi luogo su qualsiasi dispositivo dopo la loro immissione nel sistema. 

· Condividere i dati in modo rapido e semplice con le persone chiave in tutta la società. 

·  Aumentare la visibilità delle catene di approvvigionamento per ottenere maggiore controllo sui processi di acquisto. 

· Ottimizzare le opportunità di ricavo e servire meglio i clienti con suggerimenti integrati, budget e il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti con dati in tempo reale sulle risorse disponibili. 

· Semplificare le operazioni di produzione e stoccaggio per consegnare i prodotti con puntualità e ridurre i costi. 

· Migliorare la protezione della mole di informazioni dall’accesso non autorizzato con avanzati sistemi e impostazioni di sicurezza. 

· Migliorare la collaborazione e l’interoperabilità in azienda

 

Con l’accesso alle nuove tecnologie, il sistema ERP fa un passo in avanti importante, ora con esso si può automatizzare processi di business, che prima potevano essere fatti solo manualmente, dando così una visione completa della situazione aziendale in tempo reale.

 

 

Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365 app Power Platform

 

Sempre all’interno della famiglia “Dynamics 365”, un altro importante strumento di cui parlare è la parte di “Power Platform”.

 

Che cos’è Power Platform?

‘Una piattaforma intuitiva, collaborativa ed estensibile di strumenti con uso limitato di codice che semplifica la creazione di soluzioni efficienti e flessibili.’

Questa è la definizione ufficiale che Microsoft fornisce per spiegare cos’è “Power Platform”.

Ora, proviamo ad essere un po’ più chiari…

 

Power Platform, è sì una piattaforma collaborativa, ma nel concreto cosa permette di fare?

In poche parole, è una suite di applicazioni che offre agli utenti, la possibilità di creare automazioni a basso codice, ossia senza dover avere grandi competenze in ambito di programmazione.

Power Platform, visto che fa parte della stessa famiglia di prodotto “Dynamics 365” è perfettamente integrabile con la parte ERP Business Central, e di conseguenza anche di Microsoft 365.

Quindi, la logica è quella di dare la possibilità di creare ciò che si ha in testa per migliorare la situazione senza passare dal reparto IT.

Infatti, essa è pensata per rendere accessibile l’innovazione a più persone all’interno di un’organizzazione, così che possano
creare valore utilizzando la tecnologia, senza però dipendere dai “tecnici”, come succede spesso e volentieri.

L’obiettivo è sempre quello, migliorare ed efficientare i processi aziendali attraverso soluzioni sempre più innovative che si basano si sulla tecnologia, ma soprattutto sul saper riorganizzare a livello funzionale le
procedure esistenti in azienda.

Un ambito di applicazione di questa suite potrebbe essere quello di, unificare e integrare strumenti in uso all’interno dell’azienda ma che non riescono a comunicare tra di loro.

Se questa integrazione si riuscisse a farla con Power Platform, si risparmierebbero tempo e risorse che dovrebbero lavorare a soluzioni personalizzate.

Allo stesso tempo, si aumenterebbe la produttività dei dipendenti e quindi di conseguenza, il processo aziendale diventerebbe più fluido ed agile.

Composizione della suite “Power Platform”

 

1.Power Apps

2.Power Automate

3.Power Virtual Agents

4.Power BI

 

1. Power Apps:

è un insieme di servizi, connettori e data platform che mettono a disposizione un ambiente di sviluppo per costruire APP capaci di soddisfare esigenze di business in termini di user experience.

Con Power Apps si possono costruire app facilmente (adatte per sodisfare piccole esigenze) senza l’uso di codice oppure sfruttando il famoso concetto di “low code”.

Le App costruite con questi servizi, hanno molteplici funzionalità e possono essere altamente personalizzate, e per estendere ancora di più le funzionalità esistenti, Microsoft mette a disposizione una grande quantità di connettori a servizi terzi così che possano essere facilmente integrabili.

2.Power Automate:

tool che dà la possibilità di automatizzare diversi tipi di flussi aziendali, che coinvolgono diverse applicazioni e servizi.

Innescare azioni che fanno in modo che si verifichino altri eventi già programmati, tutto in maniera automatica, così da risparmiare tempo prezioso diventando più produttivo.

3.Power Virtual Agent:

crea velocemente chatbot basati sull’intelligenza artificiale, possono essere utilizzati per rispondere a problematiche/domande semplici relative a determinati servizi aziendali (una sorta di FAQ automatica), capaci di imparare dall’esperienza.

4.Power BI:

servizio di analisi dati aziendali, usato per poter prendere decisioni informate. Strumento altamente collaborativo con cui si possono condividere dashboard a livello aziendale, così da dare un overview interna sull’andamento aziendale (generale o specifico).

Dynamics 365

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