Collaborazione aziendale: la gestione dei documenti con SharePoint

Versioni dei documenti digitali: come archiviarle in modo automatico

Secondo voi, quante volte è successo (e succede tutt’ora), che si ricevano file relativi alla documentazione di un progetto complesso che si devono modificare?

Si, perché qualcosa da modificare c’è sempre, e così come fate voi, fanno gli altri, creando più versioni del file, rendendo sempre più difficile e confusionaria la riorganizzazione dello stesso.

La buona notizia è che esiste un’alternativa conosciuta come SharePoint, applicazione contenuta nella suite Microsoft 365 che grazie ai suoi servizi cloud, alle applicazioni della suite e agli strumenti di comunicazione diretta facilita di gran lunga la struttura lavorativa aziendale.

Questo sistema agevola a comprendere facilmente qual è l’ultima versione della documentazione di progetto, evitando modifiche anomale.

In questo articolo vedremo un veloce esempio pratico su come organizzare la collaborazione e la comunicazione in azienda.

Archiviazione dei documenti in cloud

Utilizzando una licenza Microsoft 365 si avranno a disposizione 2 archivi online:OneDrive For Business e SharePoint, di seguito vediamo la sostanziale differenza tra i due strumenti.

• OneDrive For Business: cloud storage principalmente per documenti personali o file che vengono condivisi saltuariamente tra colleghi o con utenti esterni all’organizzazione;
• SharePoint: mette a disposizione un’intranet aziendale con la quale è possibile creare dei siti ad hoc con più utenti (contemporaneamente online) per la gestione condivisa dei documenti, della possibilità di creare alert, delle notifiche giornaliere, quelle settimanali e mensili, relativi ad un determinato progetto. In questa maniera si terranno aggiornati tutti gli stakeholders sulla documentazione, lo status, la gestione dei clienti e così via.

Modalità di condivisione dei documenti

Attraverso questo sistema si cambia il modo con cui i file vengono condivisi, quindi si tende ad abbandonare gli allegati delle mail, inviando solo il collegamento del documento.

Ad esempio, se il destinatario della mail ha il diritto di accedere al file condiviso tramite link, potrà limitare sia lo spazio di archiviazione richiesto dell’account, che modificarlo in modo da aggiornare il file per tutti gli utenti.<7p>

Inoltre, con SharePoint è possibile inviare delle notifiche tramite mail per avvisare gli utenti del team, che un file è stato aggiunto alla raccolta documenti condivisa, tramite la funzione “notifica team”.

Collaborare sui documenti in tempo reale

A questo punto, è possibile lavorare sullo stesso file in più persone nello stesso momento, vedendo le modifiche degli altri.

Tramite SharePoint lo si può fare su tutti i documenti in Word, Excel e Power Point sia in versione web che in versione desktop.

Utilizzo di Teams per la collaborazione aziendale

Lavorando a stretto contatto in remoto, l’utilizzo delle mail, come unico strumento di comunicazione, è diventato con il tempo limitante.

Attualmente sono cresciute in modo esponenziale le applicazioni come Teams, per facilitare la comunicazione più diretta tramite la messaggistica istantanea.

Di seguito, un breve elenco delle principali funzioni di Teams:

• Fare call in cui si condivide lo schermo, si lavora in modo efficiente come se si fosse in ufficio
• Registrare le chiamate di gruppo effettuate per poi averle a disposizione in modalità “On-demand” nel caso in cui servisse
• Costruzione automatica di “report presenze” per valutare l’interazione degli utenti che ha preso parte all’evento
• Sempre durante le chiamate in Teams, è possibile prendere le note riunione per fissare i punti importanti di discussione (e avere un quadro preciso e aggiornato anche a posteriori)

Inoltre, si possono creare dei gruppi di lavoro con canali specifici così da avere un unico archivio sempre disponibile, con tutte le comunicazioni relative al progetto.

Basterà aggiungere alla mail che si vuole inviare, l’indirizzo del canale Teams in questione, in modo da comprendere anche le mail scambiate precedentemente insieme a tutta la documentazione di progetto.

Questo strumento aiuta a facilitare il recupero delle informazioni relative ad attività specifiche, anche quelle svolte tanto tempo prima.

Gestione e archiviazione documentale per una migliore collaborazione aziendale

Ritornando alla domanda iniziale:

Secondo voi, quante volte è successo (e succede tutt’ora), che si ricevano file relativi alla documentazione di un progetto complesso che si devono modificare?

Possiamo sostenere che i file di un progetto strategico possono essere condivisi, modificati e aggiornati da un team che lavora da remoto, in real time, ottimizzando il lavoro (soprattutto in termini di tempo) tramite una comunicazione diretta e funzionale alle dinamiche di gruppo.

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