Power Automate: il nuovo modo per aiutare le aziende

Il nuovo modo per aiutare le aziende, Power Automate è un servizio offerto da Microsoft, contenuto nel pacchetto di Microsoft365, che permette di organizzare flussi aziendali e pratiche ripetitive in modo tale da essere svolte in maniera automatica o semiautomatica tramite l’utilizzo di processi su interfaccia grafica e senza, come nella maggior parte dei casi. 

  

L’obiettivo finale è sempre quello di far concentrare le risorse su attività a più alto valore aggiunto ed aiutare a migliorare la loro produttività. 

Un dettaglio fondamentale è che si tratta di un servizio utilizzabile anche da utenti che non siano necessariamente degli sviluppatori software 

 

…ma è davvero così??

 

low-code/no-code 

Utilizzando Power Automate in maniera costante si può confermare la filosofia di Microsoft, ovvero che lo sviluppo di flussi, anche più complessi, non richiede la creazione di codice.  

Nella gestione dei flussi, chi ha programmato con codice avrà più familiarità, ma non per questo chi non è programmatore è impossibilitato all’utilizzo. 

Inoltre, per i servizi aziendali più comuni e utili, come salvare allegati mail, ricordare gli appuntamenti sui calendari, chiedere specifici permessi, si possono trovare un’infinita di template pronti all’utilizzo. 

Ovviamente l’unica richiesta è quella d’inserire i dati in maniera corretta e completa come ad esempio gli indirizzi mail, piuttosto che contatti aziendali. 

Power Automate: il nuovo modo per aiutare le aziende

Cosa può fare Power Automate? 

Sarebbe meglio chiedersi cosa non può fare… 

L’infinità di connettori, più di 300 attualmente supportati e la possibilità di crearne personalizzati, sono solo un piccolo raggio di azione delle sue potenzialità. 

Per citare alcuni esempi troviamo: 

Twitter, OneDrive, Gmail, Facebook, GitHub ecc ecc. 

Tramite i connettori è possibile accedere ai dati contenuti all’interno di questi servizi e renderli disponibili per l’utilizzo in Power Automate tramite trigger o azioni 

Di fatto i connettori si possono paragonare a dei proxy o wrapper di una API che permettono la comunicazione tra Power Automate e le APP di terze parti. 

Con un’abbondanza enorme di possibilità di informazioni, Power Automate diventa un mezzo potente per ogni ramo di utilizzo. 

Per rendere l’idea della versatilità dello strumento, si possono fare due esempi discordanti e diversi tra loro: da un lato uno sviluppatore che, dopo aver effettuato una modifica a un repository, vuole comunicare ai suoi colleghi dell’operazione svolta, e dall’altro un ufficio marketing che desidera recuperare delle informazioni di quante volte l’azienda è stata nominata su un determinato social network. 

Da questa piccola analisi si può sostenere che le funzioni che può svolgere Power Automate è davvero alta e con tante soluzioni di diversa natura. 

Come può essere utile alle aziende? 

Spesso ci si trova di fronte a operazioni, che ripetute più volte nell’arco della stessa giornata lavorativa, possono portare a degli sbagli con delle conseguenze gravi. 

Attraverso gli errori di distrazione o battitura entra in gioco Power Automate, che svolge un ruolo fondamentale per agevolare il lavoro considerato più noioso e ripetitivo (noto come quello che porta ad un alto rischio operativo), semplicemente tramite l’esecuzione di flussi automatizzati. 

Provate ad esempio ad immaginare una casistica, dove si riceve una mail con un report di spese settimanali e che manualmente, dobbiamo spostare gli allegati in una specifica cartella salvando singolarmente i dati in diversi file con il rischio del refuso dovuto alla trascrizione. 

Tramite un flusso, lo stesso procedimento ci viene piuttosto semplice e veloce.  In questo caso, infatti, si automatizza il processo di spostamento dell’allegato e il salvataggio dei dati all’interno di un file Excel, riducendo a zero la probabilità di errore. 

Attraverso i flussi, è possibile anche creare una gestione semplice di file condivisi, come ad esempio inviare richieste di approvazione (dove più persone possono modificare il file) e prima di rendere ufficiale la modifica è possibile richiedere una conferma tramite un iter di approvazione. 

È inoltre facilitata la richiesta di ferie, permessi e molto altro che può essere svolta in maniera fluida e smart. 

Quindi il sistema invierà automaticamente una mail a chi gestisce l’autorizzazione. 

Tale richiesta verrà inserita direttamente nella sezione apposita della pagina di Power Automate per l’approvazione. 

Ci sono operazioni da dover svolgere a cadenza periodica? 

Perfetto, è possibile eseguire in maniera cadenzata impegni giornalieri, settimanali o mensili, come ad esempio, l’invio di report ore clienti che non sarà più necessario ricordarsi di inviarlo manualmente perché anche questo genere di processo può essere automatizzato all’interno del mese. 

I benefici che vengono garantiti da Power Automate sono molteplici, dalla riduzione drastica dei tempi di lavoro alla possibilità di annullamento degli errori. 

Tutto questo sviluppo di flussi automatizzati è possibile senza l’ausilio di una figura tecnica ma semplicemente grazie a Power Automate! 

 

Vuoi vedere un caso pratico di un flusso automatizzato?

Faccelo sapere nei commenti qui sotto

e sapremo cosa pubblicare per il prossimo articolo Occhiolino

 

Con questo concludo questo primo articolo inerente a Power Automate, se volete proseguire e avere più informazioni o approfondire il tema trattato con ulteriori articoli  

            

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