*Un percorso di trasformazione digitale che ha portato a risultati misurabili in soli 6 mesi*
**Azienda**: Azienda X (nome di fantasia per tutelare la privacy del cliente)
**Settore**: Manifatturiero – Lavorazioni metalliche di precisione
**Dimensione**: 35 dipendenti, fatturato di circa 5 milioni di euro
**Mercato**: B2B, principalmente settore automotive e aerospaziale
Prima di iniziare il percorso di digitalizzazione con MDMTecnodocs, il nostro cliente affrontava sfide comuni a molte PMI manifatturiere italiane:
– **Gestione ordini frammentata**: Gli ordini venivano gestiti attraverso multipli fogli Excel, email e documenti cartacei, causando frequenti errori di trascrizione e duplicazioni
– **Pianificazione produzione manuale**: I responsabili di produzione dedicavano fino a 2 ore al giorno per pianificare le attività, spesso con riprogrammazioni dell’ultimo minuto
– **Mancanza di visibilità sullo stato degli ordini**: I commerciali non avevano accesso in tempo reale allo stato di avanzamento della produzione, causando comunicazioni imprecise ai clienti
– **Gestione inventario problematica**: Discrepanze frequenti tra inventario fisico e registrato portavano a fermi di produzione non pianificati (in media 3-4 al mese)
– **Reportistica lenta e inaccurata**: La chiusura mensile richiedeva fino a 7 giorni lavorativi, con report spesso già obsoleti al momento della pubblicazione
“Stavamo crescendo, ma i nostri sistemi non ci seguivano. Passavamo più tempo a gestire i processi che a migliorare il prodotto,” raccontava il Direttore Operativo.
Anziché procedere immediatamente all’implementazione di un sistema ERP e allo sviluppo software, abbiamo applicato il nostro approccio “Process First, Technology Second” in quattro fasi:
– Mappatura dettagliata di tutti i processi aziendali
– Interviste con 12 figure chiave dell’organizzazione
– Analisi quantitativa: misurazione di tempi, frequenze e impatto degli errori
– Benchmarking con best practice di settore
– Workshop di riprogettazione con il management team
– Eliminazione di 15 attività ridondanti
– Standardizzazione di 10 processi chiave
– Definizione di KPI misurabili per ogni area
– 8 sessioni di formazione per 22 utenti
– Creazione di procedure operative standard
– Supporto dedicato on-site nelle prime 4 settimane post go-live
– Sessioni di follow-up mensili per i primi 6 mesi
Dopo 6 mesi dall’implementazione, il nostro cliente ha registrato miglioramenti significativi in tutte le aree chiave:
– **-75%** tempo dedicato alla gestione ordini (da 25 a 6 ore settimanali)
– **-70%** tempo per la pianificazione della produzione (da 10 a 3 ore settimanali)
– **-80%** tempo per la reportistica (da 30 a 6 ore settimanali)
– **-90%** errori di inventario (da 12-15 discrepanze mensili a 1-2)
– **+35%** puntualità nelle consegne (dal 65% al 88% di ordini consegnati in tempo)
– **-60%** fermi di produzione non pianificati
– **120 ore mensili** risparmiate e reinvestite in attività a valore aggiunto
– **+12%** capacità produttiva senza aumenti di personale
– **ROI** dell’investimento raggiunto in 8 mesi
– **+15%** soddisfazione dei clienti (misurata tramite sondaggi NPS)
“MDMTecnodocs non ha solo digitalizzato i nostri processi, ha trasformato il modo in cui lavoriamo. Ora abbiamo visibilità completa su ogni aspetto dell’azienda e possiamo prendere decisioni basate su dati reali, non su sensazioni,” commenta il Direttore Operativo.
Per illustrare concretamente la trasformazione, analizziamo nel dettaglio come è cambiato il processo di gestione degli ordini:
**PRIMA:**
1. Ricezione ordine via email
2. Stampa dell’ordine
3. Inserimento manuale in Excel di riepilogo ordini
4. Verifica manuale disponibilità materiali
5. Creazione manuale ordine di produzione cartaceo
6. Consegna fisica dell’ordine al reparto produzione
7. Aggiornamenti manuali dello stato di avanzamento
8. Comunicazioni via email/telefono con il cliente
9. Generazione manuale DDT e fatture
Tempo totale: circa 45 minuti per ordine
**DOPO:**
1. Ricezione ordine via email o portale clienti
2. Importazione automatica in Business Central
3. Verifica automatica disponibilità e suggerimenti acquisto
4. Generazione automatica ordini di produzione
5. Monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento
6. Notifiche automatiche al cliente sullo stato dell’ordine
7. Generazione automatica DDT e fatture
Tempo totale: circa 10 minuti per ordine
Secondo il team di del nostro cliente, i fattori determinanti per il successo del progetto sono stati:
1. **L’approccio centrato sui processi** prima che sulla tecnologia
2. **Il coinvolgimento attivo degli utenti finali** fin dalle prime fasi
3. **L’implementazione graduale** che ha permesso adattamenti continui
4. **La formazione pratica** focalizzata sui processi reali dell’azienda
5. **Il supporto continuo** durante e dopo l’implementazione
– **La resistenza al cambiamento è inevitabile**, ma può essere gestita con una comunicazione chiara dei benefici
– **La qualità dei dati è fondamentale**: la migrazione ha richiesto un’importante attività di pulizia e standardizzazione
– **Il supporto della direzione** è stato cruciale nei momenti di difficoltà
– **Meglio un’implementazione per fasi** che cercare di cambiare tutto in una volta
Forti dei risultati ottenuti, il nostro cliente sta ora pianificando la fase successiva della digitalizzazione:
– Implementazione di Power BI per analytics avanzate
– Integrazione con piattaforma B2B
– Estensione del sistema ai fornitori chiave
L’esperienza di Metaltec dimostra che la trasformazione digitale, se affrontata con il giusto approccio, può portare a risultati concreti e misurabili anche per le PMI manifatturiere italiane.
I fattori chiave per replicare questo successo sono:
1. **Partire dai processi**, non dalla tecnologia
2. **Misurare** la situazione di partenza per quantificare i miglioramenti
3. **Coinvolgere** le persone fin dall’inizio
4. **Procedere per fasi**, consolidando i risultati
Se la tua azienda sta affrontando sfide simili a quelle di Metaltec, potrebbe essere il momento giusto per iniziare il tuo percorso di trasformazione digitale.
*MDMTecnodocs è specializzata nell’implementazione di soluzioni Microsoft Dynamics Business Central e nella digitalizzazione dei processi aziendali per le PMI italiane. Con un approccio “Process First, Technology Second”, aiutiamo le aziende a ottimizzare i loro flussi di lavoro prima di implementare soluzioni tecnologiche su misura.*
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